【完全保存版】BBQ幹事必見!これだけはやっておきたいBBQ幹事5つの段取り!!

乾杯BBQ幹事
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こんにちは、URBAN EARTH BBQです!

最近は社員同士のコミュニケーションとして社内行事でBBQを取り入れる企業が増えていますね。
なぜかと言うと目的はバーベキューですが、企画から準備、そして実行に移すという手順は、仕事の段取り力に通ずるものがあります。社員自らが考え、工夫できる余地をたくさん設け、チャレンジする機会を与えることで「社員教育の一環」という目的をもって行事に組み込まれています。

任された幹事さんは準備は進んでいるか、周囲との協調はうまくいっているかなど、状況に応じて中間報告をすることも大切です。これは、実際に仕事を任せる際の手法と同じですので動き方を見られていたりします。

仕事であれば会社の信用にかかわるので、なかなか大きな失敗は許されるものではありませんが、社内のバーベキューであれば話は別。多少の失敗は何とでもなります。社内行事とはいえ、ひとつのプロジェクトを任せてもらえたという経験は、若手に幹事さんにとって大きな自信となるはずです。
BBQ幹事はたくさんやることがあって、とにかく大変だなと感じますが誰かが幹事をやらないと、楽しいBBQは始まらないんです!

というわけで、バーベキューサービスを通じ様々な幹事さん見てきたからこそ伝えれるBBQ幹事をやる上でのポイントをご紹介します!

1.事前確認事項

会社によっては先輩が細かくフォローしてくれる場合もありますが、そうでなく丸投げで指示のみ下りてくる場合もあります。ここも含めて段取り上手か既に試されているかもしれません。そんな時に段取り上手と評価してもらえるように確認の事項はしっかりと確認していきましょう!

確認事項:社内編

施設を先に探し始め後出しで情報が下りてくることもあります。二度手間にならないためにも問い合わせの前に会社の計画を事前に確認しておきましょう!

〇家族同伴の可否
〇社外の方の参加はあるか(VIP招待客はいるか)
〇参加合計人数(家族同伴の場合は子供の人数も)
〇雨天でも決行するか
〇全体の予算
〇開催時間
〇食材手配の可否(自社購入か会場購入か)
〇移動手段(会社でバスなどを貸切るか、各人で向かうか)
〇会場までの交通費は支給されるか
〇席割は幹事で決めるか上司が決めるか(上座下座決めの試練が待っているかも(笑))
〇各テーブルでリーダーを決めていいか(決めているとスムーズです!)
〇乾杯や締めの挨拶の指名はあるか

確認事項:BBQ場偏

社内情報を確認できたらいよいよ場所探し開始です!
場所を探しで最初につまずくのは既に予約が埋まっている。なんてことにならないようにオススメなのは、他にも幹事さんがいれば一緒に協力をしてもらう、そうでない場合は他の方にも協力をいただいて複数の会場へ分担して同時に問い合わせがオススメです。
下記にBBQ会場への確認事項を紹介します!

〇予約受付開始日
〇時間(場所によっては入れ替え制のため)
〇施設最大収容人数
〇1区画あたりの上限人数はあるか
〇雨天開催の可否
〇食材関係(持ち込み可否、店舗側での手配、当日追加は可能か等)
 ※男性なら300g、女性は200gでお肉を用意すれば丁度良いと思います。
〇調味料関係(焼肉のタレ、塩コショウ、油等が店舗にあるか)
〇飲料関係(持ち込み可否、店舗側でのメニュー等)
〇備品関係(紙皿、取り分け皿、割り箸、コップ、トング、包丁、まな板等あるか)
〇各種プランの把握
〇調理スペースの有無
〇食材の仕分けは依頼できるか(場所によっては不可の場合も)
〇場内でゲームをしてもいいか(他のお客様のご迷惑になんてこともあるため)
〇支払い方法(振込での対応不可の施設もあるため、現金等が必要な場合もあるため)
〇幹事さんだけ前倒して向かっても大丈夫か
〇キャンセル規約確認(急な会社都合でキャンセルなんてこともあるため)
〇その他、施設側での注意事項あれば

2.会場予約

会社の条件と施設側の条件が合えば実際に予約を進めていきましょう!
事前に確認した予約開始時期に合わせスムーズに予約の依頼をおこなえるようにスケジュールを逆算して組んでおきましょう。
施設によっては法人や団体の場合のお客様の場合のみ一般のお客様より前倒しで優先予約を受け付けている場合もありますので、是非調べてみてください。

ポイント
予約開始されれば他の会社でも一斉に予約が入るようなこともあるため、念のために最低第三候補くらい、できれば余裕の余裕をもって第五候補くらい準備しておき確実に予約を行えるように備えておきましょう!

3.当日までの段取り

さあ、会場も予約でき、いよいよ開催日当日までの細かな段取りです!

細かな気配り偏

〇参加者全員にアレルギーがないか確認

〇お子様が同伴の場合は子供用のフォーク等別途準備していればご家族からの好感度アップ!お菓子も少しあるといいかもです!

〇食後の匂い消し(消臭スプレーやガム等あれば言うこと無しです!)

連絡網の準備

当日の集合時間、集合場所、公共交通で向かう場合は経路等、効率よく参会者全員に連絡を漏れなく伝えれるように準備をしておきましょう!
また当日も各テーブル毎にリーダーを決めておくと尚良しですよ!(当日の細かな指示が出しやすくなるのです!)

当日のタイムスケジュール

当日のタイムスケジュールは、幹事自身は分かっていても、意外と参加者は知らされずに不安なものです。事前に幹事集合時間、受付開始時間、開始時間、途中の例えばメンバーの紹介、締めの挨拶、片付け開始時間、解散の時間等を決めてお知らせしておくと皆落ち着いてバーベキューを楽しめますね!
あと各テーブルのリーダーが決まっていれば30分前くらいに来てもらっているとベストです!

乾杯や締めの挨拶を行う者への連絡

当日にいきなり指名されて困った経験はありませんか?
なんてことにならないために、挨拶される方が既に決まっていれば事前に連絡しておいた方が優しいかもしれないですね!

4.いよいよ当日!

さていよいと当日がやってきました。
ここからは当日の段取りのポイントを紹介します!

できれば1時間前くらいに会場へ前入りする。(当日でなく、別日で下見に来れているとベストです!)

・席割を確認して座席数に問題がないか確認。

・挨拶を行う者の位置を決める。

・入り口付近で参会者のチェックを行う場合は施設の方と相談をして場所を決める。(※できれば余っている机や椅子を貸してもらえると便利ですよ!)

・食材を持ち込みの場合は食材を置くスペースを臨時で準備しておく(専用の置き場所の準備が難しい場合は、一部の机など臨時で当てがって臨機応変に場所を作れたら最高です!)

・飲料持ち込みの場合は各テーブルに置いていくか、一か所に固めて置く。

・各テーブルのリーダーへ食材や飲料の配給等のルール、消耗品等の共通認識を説明し各テーブルでの周知をお願いする。

 

受付を終えバーベキュースタート
・全体へお手洗いの場所や喫煙スペース、その他施設注意事項を周知(100均とかのメガホンあると喉のやさしく便利ですよ!)

・司会進行をし乾杯の挨拶

 

で、ここが決行重要だったりします!
前乗りもして、いろいろと段取りで走り回り既にお疲れかと思いますが、幹事=ホスト的な感じですので、食べたい気持ちを抑え全体に目を配り各テーブル滞りなくバーベキューできているか、VIPを招待している会社であれば特に注意して視野を広く見ておく必要があります。(タイミングを見てササっと食らいつく方が多いですね 笑)

よくあるのが、スタートしてからは幹事も楽しんでしまって各テーブルや上司がやってきてクレームが来るなんて悲しい光景もよく会場で目にします。

せっかく準備段階からここまでやってきたのですから仕事と割り切り最後まで与えられた幹事の役割を全うしてください!

5.いよいよ最後の段取り!

BBQが終了してからの後片付けは、マナーとしてとても大事です。
特に野外でのBBQの場合はゴミ投棄などが原因で、BBQできる場所がどんどん減ってきているので、BBQ後は、みんなにゴミの整理や分別なども手伝ってもらいましょう。
場所によっては、ゴミ捨て場や炭を捨てる缶などがありますが、ない場合は持ち帰って処分するよにしましょう!

最後に、私が思うBBQ幹事にとって必要なことは

・準備を万全にする
・誰かに協力をお願いする
・みんなへの気配り

幹事というのは裏方です。
みんながBBQを楽しんでもらえるように、準備して気を配ってしんどい事ばかりです。
社会人の場合、幹事は試練の場です。
段取りや報告、当日の気遣いは日常の業務や外部の方との接待等の通じる部分がほとんどで、それができる人材か評価までいかないにしても何かしらの印象を持たれる切っ掛けにも繋がってくるものです。
でも、みんなが楽しそうに笑って、おいしそうに食べているのを、自分が演出できたと思えば、
それはあなたにとっても、最高の1日になるんじゃないでしょうか!
そして、思った以上にみんなは手伝ってくれます。
かなり酔ってたら別ですけどね(笑)
それでは、BBQ幹事を頑張ってください!!

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